Trong quá trình hoạt động kinh doanh hiện nay, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã không còn quá xa lạ đối với doanh nghiệp bởi sự linh hoạt, tiện ích mà hóa đơn điện tử mang lại. Tuy nhiên, còn khá nhiều vướng mắc khiến kế toán loay hoay như tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần có những gì, phần mềm hóa đơn điện tử nào đáp ứng được yêu cầu,… Trên thị trường có khá nhiều phần mềm hóa đơn điện tử để phục vụ cho nhu cầu sử dụng ngày càng lớn của cộng đồng doanh nghiệp nhưng kế toán vẫn nên tìm hiểu những quy định sau để có thể lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp.
1. Phần mềm hóa đơn điện tử cần tuân thủ tất cả các quy định về hóa đơn điện tử
Một trong những điều mà doanh nghiệp cần quan tâm đến phần mềm hóa đơn điện tử đó là phần mềm có đáp ứng được đầy đủ những quy định về hóa đơn điện tử hay không.
Cụ thể, nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phải hoạt động hợp pháp, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp quyền cung ứng dịch vụ hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, những nhà cung cấp hóa đơn điện tử phải đáp ứng đủ những quy định và điều kiện của bên trung gian cung cấp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tuân thủ đầy đủ những quy định được ghi rõ tại Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 Nghị định 119/NĐ-CP.
2. Các chức năng cần có đối với phần mềm hóa đơn điện tử
a. Chức năng cơ bản
Doanh nghiệp cần sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử với những chức năng sẵn có để giải quyết công việc trong hoạt động kinh doanh. Vậy nên khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải xét xem phần mềm có trang bị đầy đủ các chức năng cơ bản bao gồm:
– Tạo lập hóa đơn, phát hành hóa đơn, thay thế hóa đơn và xóa bỏ hóa đơn.
– Có thể gửi hóa đơn điện tử đến cho khách hàng thông qua nhiều phương tiện khác nhau. Ví dụ: gửi qua email, SMS..
– Hỗ trợ lập và xuất các báo cáo cần thiết dựa trên những hóa đơn điện tử đã lập trước đó.
– Có thể thiết lập mẫu hóa đơn điện tử theo yêu cầu của doanh nghiệp hoặc trong thư viện của phần mềm có nhiều loại hóa đơn điện tử khác nhau để khách hàng lựa chọn.
– Doanh nghiệp cần quản lý được các tài khoản truy cập và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
– Có thể lập nhiều tài khoản và cấp quyền truy cập cho các nhân viên.
– Khi bên doanh nghiệp cung cấp phần mềm có sự thay đổi về tính năng phần mềm thì sẽ tự động cập nhật để nâng cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
DN cần lưu ý khi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử
Các bước cài đặt Java sử dụng hệ thống thuế điện tử eTax
b. Một số chức năng nâng cao
Đối với những doanh nghiệp đặt ra các yêu cầu cao hơn về phần mềm hóa đơn điện tử thì phần mềm cần phải đáp ứng được những yêu cầu như sau:
– Phần mềm trang bị tính năng tích hợp đa dạng, có thể tích hợp với nhiều các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp (phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự,…)
– Có khả năng truyền nhận dữ liệu của hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn khác nhau và nhận dữ liệu giữa nhiều cấp quản lý một cách dễ dàng.
– Đối với số lượng hóa đơn điện tử lớn, phần mềm có khả năng xử lý toàn bộ hóa đơn điện tử đó cùng lúc một cách nhanh chóng.
– Linh hoạt trong việc áp dụng cổng chữ ký điện tử ví dụ như một chữ ký số có thể áp dụng đối với nhiều điểm xuất hóa đơn khác nhau.
3. Phần mềm hóa đơn điện tử cần đảm bảo tính bảo mật
Đối với những phần mềm hóa đơn điện tử sử dụng trong doanh nghiệp thì chắc chắn không thể thiếu được tính bảo mật cao bởi hóa đơn điện tử được lưu trữ trong phần mềm liên quan rất nhiều đến thông tin khách hàng cũng như các bí mật kinh doanh của doanh nghiệp. Khi DN lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thì nên lưu ý đến tiêu chí này.
